REGULAMIN RACHUNKOWY CRM
obowiązuje od: 01.08.2026
1. Informacje ogólne
Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z usługi Rachunkowy CRM, dostępnej za pośrednictwem strony internetowej rachunkowycrm.pl oraz aplikacji internetowej Rachunkowy CRM.
Usługodawcą i właścicielem Rachunkowego CRM jest:
Cogitech sp. z o.o. ul. Grunwaldzka 43/5 60-784 Poznań KRS: 0001207957 NIP: 7792598056 REGON: 543352773 D-U-N-S: 665970113
adres e-mail: rachunkowycrm@cogitech.pl
dalej jako „Cogitech” lub „Usługodawca”.
Rachunkowy CRM jest usługą typu SaaS, udostępnianą przez Internet, bez konieczności instalowania przez Klienta infrastruktury serwerowej lub oprogramowania serwerowego.
Cogitech odpowiada za utrzymanie infrastruktury technicznej niezbędnej do działania Rachunkowego CRM, jego hosting, utrzymanie aplikacji oraz rozwój i aktualizacje Systemu.
Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.
Przed rozpoczęciem korzystania z Systemu Klient powinien zapoznać się z Regulaminem. Założenie Konta wymaga jego akceptacji.
2. Dla kogo przeznaczony jest Rachunkowy CRM
Rachunkowy CRM jest usługą przeznaczoną przede wszystkim dla biur rachunkowych, biur kadrowo-płacowych, księgowych, doradców oraz innych podmiotów wykorzystujących System w ramach działalności gospodarczej lub zawodowej.
Usługa nie jest przeznaczona do użytku prywatnego niezwiązanego z działalnością gospodarczą lub zawodową.
Osoba zakładająca Konto w imieniu przedsiębiorcy lub innej organizacji oświadcza, że jest uprawniona do działania w jej imieniu lub posiada odpowiednie umocowanie do zawarcia umowy.
Jeżeli bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznają określonym przedsiębiorcom prawa konsumenckie, postanowienia Regulaminu nie ograniczają tych praw w zakresie, w jakim nie mogą one zostać wyłączone umową.
3. Definicje
Na potrzeby Regulaminu:
System lub Rachunkowy CRM oznacza aplikację internetową Rachunkowy CRM wraz z udostępnianymi przez Cogitech funkcjonalnościami.
Klient oznacza przedsiębiorcę, osobę prawną, jednostkę organizacyjną lub osobę wykonującą działalność zawodową, która zawarła z Cogitech umowę o korzystanie z Systemu.
Administrator Konta oznacza osobę posiadającą uprawnienia administracyjne w ramach Konta Klienta.
Użytkownik oznacza osobę fizyczną korzystającą z Systemu w ramach Konta Klienta.
Konto oznacza wydzielone środowisko Klienta w Systemie.
Plan oznacza wariant abonamentowy określający w szczególności limity liczby Użytkowników, kontrahentów oraz przestrzeni dyskowej.
Dane Klienta oznaczają informacje, dokumenty, pliki i inne dane wprowadzane do Systemu przez Klienta lub Użytkowników.
Okres Rozliczeniowy oznacza okres, za który pobierana jest opłata abonamentowa.
4. Zakres usługi
Rachunkowy CRM służy do wspierania organizacji pracy biura rachunkowego lub kadrowego.
W zależności od aktualnie dostępnych funkcjonalności System może umożliwiać w szczególności:
a) zarządzanie klientami i kontrahentami,
b) zarządzanie pracownikami i Użytkownikami,
c) zarządzanie zadaniami, harmonogramami i kalendarzem,
d) zarządzanie cennikami i rozliczeniami,
e) generowanie raportów,
f) tworzenie ofert, umów i dokumentów,
g) generowanie dokumentów związanych m.in. z AML, RODO, UPL-1 lub ZUS PEL,
h) komunikację z klientami,
i) integrację z zewnętrznym oprogramowaniem księgowym i innymi usługami,
j) przechowywanie dokumentów oraz danych związanych z obsługą klientów.
Aktualny zakres funkcjonalności jest opisany na stronie internetowej Rachunkowego CRM.
Rachunkowy CRM jest narzędziem informatycznym wspomagającym pracę Klienta.
Cogitech nie świadczy za pośrednictwem Systemu usług księgowych, podatkowych, prawnych ani doradztwa prawnego lub podatkowego.
Dokumenty, wzory, raporty, wyliczenia oraz inne treści generowane przez System powinny zostać zweryfikowane przez Klienta przed ich wykorzystaniem.
Odpowiedzialność za poprawność danych wprowadzonych do Systemu oraz decyzje podejmowane na ich podstawie pozostaje po stronie Klienta.
5. Wymagania techniczne
Do korzystania z Systemu wymagane są:
a) urządzenie z dostępem do Internetu,
b) aktualna wersja popularnej przeglądarki internetowej,
c) aktywny adres e-mail,
d) włączona obsługa JavaScript oraz niezbędnych plików cookies lub podobnych mechanizmów wymaganych do działania Systemu.
Klient odpowiada za urządzenia, połączenie internetowe oraz oprogramowanie wykorzystywane po swojej stronie.
Korzystanie z nieaktualnego lub niewspieranego oprogramowania może powodować ograniczenie dostępności niektórych funkcji.
6. Założenie Konta
Korzystanie z Systemu wymaga utworzenia Konta.
Klient zobowiązany jest podawać dane prawdziwe i aktualne.
Klient odpowiada za działania wszystkich Użytkowników korzystających z jego Konta.
Administrator Konta może nadawać Użytkownikom uprawnienia dostępne w Systemie.
Każdy Użytkownik powinien korzystać z własnego Konta użytkownika.
Udostępnianie danych logowania osobom nieuprawnionym jest zabronione.
Klient zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Cogitech o podejrzeniu przejęcia Konta lub uzyskania nieautoryzowanego dostępu.
7. Plany i limity
System jest oferowany w Planach opisanych w aktualnym cenniku na stronie rachunkowycrm.pl.
Na dzień publikacji Regulaminu dostępne są w szczególności Plany Free, S, M, L, XL, XXL oraz Enterprise.
Poszczególne Plany różnią się przede wszystkim:
a) liczbą Użytkowników,
b) maksymalną liczbą kontrahentów,
c) dostępną przestrzenią dyskową,
d) warunkami ustalanymi indywidualnie w przypadku Planu Enterprise.
Aktualne ceny i limity określa cennik dostępny na stronie internetowej. Cennik stanowi część oferty Cogitech.
Ceny Planów płatnych prezentowane są w kwotach netto. Do ceny doliczany jest podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Klient zobowiązany jest korzystać z Planu odpowiadającego faktycznej skali korzystania z Systemu.
W przypadku przekroczenia limitu danego Planu Cogitech może:
a) poinformować Klienta o konieczności zmiany Planu,
b) ograniczyć możliwość dodawania kolejnych danych lub Użytkowników,
c) zaproponować Plan wyższy lub warunki indywidualne.
Cogitech nie usuwa istniejących danych wyłącznie z powodu przekroczenia limitu bez wcześniejszego poinformowania Klienta, chyba że jest to konieczne z powodów bezpieczeństwa lub wymagane przepisami prawa.
8. Plan Free i okres testowy
Plan Free jest dostępny przez maksymalnie 12 miesięcy.
Plan Free jest przeznaczony do zapoznania się z Systemem i korzystania z niego w zakresie określonym aktualnym cennikiem.
Po upływie 12 miesięcy Klient powinien wybrać jeden z aktualnie dostępnych Planów płatnych.
W przypadku niewybrania Planu płatnego Cogitech może ograniczyć lub zawiesić dostęp do Konta.
Przed trwałym usunięciem danych z Konta Cogitech poinformuje Klienta na adres e-mail przypisany do Konta i wyznaczy odpowiedni termin na ich zabezpieczenie lub zmianę Planu.
Plany płatne mogą być udostępniane w bezpłatnym okresie testowym.
Aktualnie bezpłatny okres testowy Planów płatnych wynosi 14 dni.
Samo rozpoczęcie bezpłatnego okresu testowego nie powoduje obowiązku dalszego korzystania z płatnego Planu, chyba że Klient wyraźnie zamówi dalsze świadczenie usługi odpłatnej.
9. Opłaty
Korzystanie z Planów płatnych odbywa się w modelu abonamentowym.
Standardowym Okresem Rozliczeniowym jest jeden miesiąc, chyba że Strony uzgodnią inaczej.
Abonament jest należny zgodnie z aktualną ceną wybranego Planu.
Sposób oraz termin zapłaty mogą wynikać z:
a) informacji dostępnych w Systemie,
b) wystawionej faktury,
c) indywidualnych ustaleń z Klientem.
Usługi dodatkowe mogą być rozliczane odrębnie.
W szczególności poza abonamentem mogą być rozliczane:
a) wiadomości SMS,
b) elektroniczne podpisywanie dokumentów,
c) dodatkowe usługi wdrożeniowe,
d) szkolenia,
e) konsultacje,
f) prace programistyczne,
g) import lub przygotowanie danych,
h) niestandardowe integracje,
i) dodatkowa przestrzeń lub inne zasoby ponad zakres standardowego Planu.
Cogitech poinformuje Klienta o odpłatności usługi dodatkowej przed rozpoczęciem jej realizacji.
10. Zmiana cen
Cogitech może zmienić ceny Planów lub zasady ich rozliczania.
O zmianie dotyczącej aktualnie korzystającego Klienta Cogitech poinformuje z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.
Informacja może zostać przesłana pocztą elektroniczną lub wyświetlona w Systemie.
Nowa cena zaczyna obowiązywać najwcześniej od następnego Okresu Rozliczeniowego przypadającego po wejściu zmiany w życie.
Jeżeli Klient nie akceptuje zmiany ceny, może zakończyć korzystanie z usługi przed rozpoczęciem obowiązywania nowej ceny.
11. Wsparcie techniczne
Cogitech zapewnia podstawowe wsparcie dotyczące korzystania z Rachunkowego CRM.
Standardowa pomoc dotycząca zgłoszeń związanych z prawidłowym działaniem Systemu co do zasady nie jest dodatkowo płatna.
Cogitech samodzielnie kwalifikuje zgłoszenie jako:
a) błąd Systemu,
b) standardowe wsparcie,
c) usługę dodatkową wykraczającą poza standardowe wsparcie.
Odpłatne mogą być w szczególności:
a) szkolenia użytkowników,
b) indywidualne konsultacje,
c) pomoc przy konfiguracji,
d) import lub modyfikacja danych,
e) analiza danych lub procesów Klienta,
f) prace integracyjne,
g) prace programistyczne,
h) przygotowywanie niestandardowych raportów,
i) pomoc wynikająca z niewłaściwej konfiguracji po stronie Klienta lub systemów zewnętrznych.
Aktualna standardowa stawka za odpłatne wsparcie wynosi 200 zł netto za roboczogodzinę.
Cogitech rozpocznie odpłatne prace dopiero po wcześniejszym poinformowaniu Klienta, że dane działania będą płatne oraz po uzyskaniu akceptacji Klienta.
Zgłoszenie problemu samo w sobie nie powoduje naliczenia opłat.
12. Aktualizacje i rozwój Systemu
Rachunkowy CRM jest usługą rozwijaną w sposób ciągły.
Cogitech może wprowadzać:
a) nowe funkcje,
b) zmiany interfejsu,
c) poprawki bezpieczeństwa,
d) poprawki błędów,
e) zmiany technologiczne,
f) zmiany lub wycofanie niektórych funkcjonalności.
Cogitech może zmienić sposób działania funkcjonalności, jeżeli jest to uzasadnione w szczególności:
a) bezpieczeństwem,
b) zmianami technologicznymi,
c) zmianami prawa,
d) zmianami usług podmiotów trzecich,
e) rozwojem Systemu.
W przypadku istotnej zmiany mającej znaczący negatywny wpływ na sposób korzystania z podstawowych funkcji Systemu Cogitech, w miarę możliwości, poinformuje Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem.
Cogitech nie gwarantuje utrzymywania każdej funkcjonalności Systemu bez zmian przez cały okres obowiązywania umowy.
13. Dostępność Systemu
Cogitech dokłada należytej staranności, aby Rachunkowy CRM był dostępny w sposób ciągły i bezpieczny.
Usługa nie jest jednak objęta gwarancją dostępności określoną procentowo, chyba że Strony zawrą odrębną umowę SLA.
Dostępność Systemu może zostać czasowo ograniczona w szczególności z powodu:
a) prac serwisowych,
b) aktualizacji,
c) awarii infrastruktury,
d) działań związanych z bezpieczeństwem,
e) awarii usług podmiotów trzecich,
f) działania siły wyższej,
g) konieczności przeciwdziałania atakom lub zagrożeniom.
W miarę możliwości prace planowe powodujące istotną niedostępność będą wykonywane w sposób minimalizujący wpływ na Klientów.
Cogitech może czasowo ograniczyć dostęp do Systemu bez wcześniejszego powiadomienia, jeżeli wymaga tego bezpieczeństwo danych lub infrastruktury.
14. Kopie bezpieczeństwa
Cogitech stosuje rozwiązania służące zapewnieniu ciągłości działania Systemu, w tym mechanizmy wykonywania kopii bezpieczeństwa odpowiednie do charakteru usługi.
Kopie bezpieczeństwa są elementem infrastruktury Rachunkowego CRM i służą przede wszystkim do odtworzenia Systemu po awarii.
Kopie bezpieczeństwa nie stanowią indywidualnej usługi archiwizacji danych świadczonej na rzecz Klienta.
Klient nie powinien traktować kopii bezpieczeństwa wykonywanych przez Cogitech jako jedynej formy archiwizacji dokumentów, które zgodnie z prawem lub własnymi procedurami Klienta powinny być przechowywane niezależnie.
W przypadku danych szczególnie istotnych dla działalności Klient powinien utrzymywać własną kopię lub możliwość ich odtworzenia, jeśli charakter danych tego wymaga.
15. Bezpieczeństwo
Cogitech stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę Systemu i danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną zmianą.
Zakres stosowanych zabezpieczeń jest dobierany z uwzględnieniem charakteru przetwarzanych danych, aktualnego stanu wiedzy technicznej oraz ryzyka.
Klient odpowiada za bezpieczeństwo po swojej stronie, w szczególności za:
a) odpowiednie zarządzanie kontami Użytkowników,
b) odbieranie dostępu osobom, które nie powinny już korzystać z Systemu,
c) ochronę haseł,
d) bezpieczeństwo komputerów i urządzeń,
e) nadawanie odpowiednich uprawnień,
f) przestrzeganie zasad ochrony danych przez własnych pracowników i współpracowników.
16. Dane Klienta
Klient zachowuje prawa do danych wprowadzanych do Systemu.
Cogitech nie nabywa praw własności do danych biznesowych Klienta poprzez samo przechowywanie ich w Systemie.
Klient udziela Cogitech uprawnienia do wykonywania na Danych Klienta operacji technicznych niezbędnych do świadczenia usługi, takich jak przechowywanie, kopiowanie, indeksowanie, przesyłanie lub tworzenie kopii bezpieczeństwa.
Cogitech nie wykorzystuje danych powierzonych przez Klienta do własnych celów niezwiązanych ze świadczeniem usługi, z zastrzeżeniem danych zagregowanych lub odpowiednio zanonimizowanych, które nie pozwalają na identyfikację Klienta ani osób fizycznych.
Klient odpowiada za zgodność z prawem danych wprowadzanych do Systemu.
Klient zapewnia, że posiada odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych przechowywanych w Systemie.
17. Dane osobowe powierzane przez Klienta
W zakresie danych osobowych wprowadzanych przez Klienta do Systemu, dla których Klient jest administratorem danych osobowych, Cogitech działa jako podmiot przetwarzający.
Powierzenie przetwarzania danych odbywa się na zasadach określonych w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnej z art. 28 RODO.
Umowa powierzenia może zostać zawarta w formie elektronicznej jako część procesu korzystania z Systemu.
Klient zobowiązany jest zapewnić, aby zakres powierzanych danych był zgodny z prawem i adekwatny do celu ich przetwarzania.
18. Integracje z zewnętrznymi systemami
System może współpracować z usługami i oprogramowaniem podmiotów trzecich.
Dostępność integracji może zależeć od działania lub warunków technicznych systemu zewnętrznego.
Cogitech nie odpowiada za:
a) awarie systemów podmiotów trzecich,
b) zmiany ich API,
c) zmianę zasad licencyjnych,
d) zaprzestanie świadczenia przez nie usług,
e) błędy lub nieprawidłowe dane pochodzące bezpośrednio z systemów zewnętrznych.
Cogitech może zmienić lub wyłączyć integrację, jeżeli dalsze jej funkcjonowanie jest niemożliwe, niebezpieczne albo ekonomicznie lub technicznie nieuzasadnione.
19. Obowiązki Klienta
Klient zobowiązuje się:
korzystać z Systemu zgodnie z prawem i Regulaminem,
nie podejmować działań naruszających bezpieczeństwo Systemu,
nie próbować uzyskiwać dostępu do danych innych Klientów,
nie obchodzić zabezpieczeń lub limitów Systemu,
nie przeprowadzać testów bezpieczeństwa bez wcześniejszej zgody Cogitech,
nie używać Systemu do przechowywania lub rozpowszechniania treści bezprawnych,
zapewnić zgodność przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami,
terminowo regulować należności,
utrzymywać aktualne dane kontaktowe.
20. Własność intelektualna
Rachunkowy CRM, jego kod źródłowy, interfejs, architektura, rozwiązania techniczne, grafiki, znaki, dokumentacja i inne elementy stanowią własność Cogitech lub są wykorzystywane przez Cogitech na podstawie odpowiednich praw.
Zawarcie umowy nie powoduje przeniesienia na Klienta autorskich praw majątkowych.
Cogitech udziela Klientowi na czas obowiązywania umowy niewyłącznego, niezbywalnego prawa do korzystania z Systemu w zakresie wynikającym z wybranego Planu i Regulaminu.
Bez zgody Cogitech zabronione jest w szczególności:
a) kopiowanie Systemu,
b) jego odsprzedaż,
c) udostępnianie Systemu osobom trzecim poza własną organizacją Klienta,
d) dekompilowanie lub próby odtworzenia kodu źródłowego, poza przypadkami dopuszczonymi bezwzględnie obowiązującym prawem.
21. Odpowiedzialność Cogitech
Cogitech odpowiada za należyte wykonywanie zobowiązań wynikających z umowy.
System jest narzędziem wspierającym pracę, dlatego Cogitech nie odpowiada za decyzje biznesowe, księgowe, podatkowe, kadrowe lub prawne podejmowane przez Klienta na podstawie danych znajdujących się w Systemie.
Cogitech nie odpowiada za szkody wynikające z:
a) podania przez Klienta nieprawidłowych danych,
b) niewłaściwego korzystania z Systemu,
c) błędnej konfiguracji uprawnień,
d) udostępnienia danych logowania,
e) działania systemów zewnętrznych,
f) awarii urządzeń lub Internetu po stronie Klienta,
g) działań lub zaniechań Użytkowników Klienta.
W zakresie dopuszczalnym przez prawo Cogitech nie odpowiada za utracone korzyści, utracone przychody, utratę możliwości biznesowych ani inne szkody pośrednie.
Z zastrzeżeniem przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne z mocy prawa, łączna odpowiedzialność Cogitech wynikająca z jednej lub kilku powiązanych okoliczności jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta za korzystanie z Systemu w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
Ograniczenie odpowiedzialności nie znajduje zastosowania w zakresie, w jakim szkoda została wyrządzona umyślnie.
22. Zawieszenie Konta
Cogitech może zawiesić dostęp do całości lub części Systemu w przypadku:
istotnego naruszenia Regulaminu,
opóźnienia w płatności,
stwierdzenia zagrożenia bezpieczeństwa,
podejrzenia przejęcia Konta,
wykorzystywania Systemu do działań bezprawnych,
działań mogących spowodować zagrożenie dla innych Klientów lub infrastruktury.
Jeżeli okoliczności na to pozwalają, Cogitech poinformuje Klienta przed zawieszeniem Konta lub niezwłocznie po jego dokonaniu.
23. Czas trwania i zakończenie umowy
Umowa dotycząca płatnego Planu zawierana jest na czas nieokreślony z miesięcznymi Okresami Rozliczeniowymi, chyba że Strony uzgodnią inaczej.
Klient może zrezygnować z usługi ze skutkiem na koniec aktualnie opłaconego Okresu Rozliczeniowego.
Cogitech może wypowiedzieć umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia.
Cogitech może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku poważnego lub powtarzającego się naruszania Regulaminu.
Po zakończeniu umowy Klient traci możliwość korzystania z Systemu.
Cogitech zapewni Klientowi rozsądny okres na zabezpieczenie swoich danych, chyba że umowa została rozwiązana z powodu działania bezprawnego lub istnieją inne okoliczności uniemożliwiające dalsze udostępnienie Konta.
Po upływie okresu przeznaczonego na zabezpieczenie danych Cogitech może usunąć Dane Klienta z aktywnych systemów.
Dane mogą pozostawać przez ograniczony czas w technicznych kopiach bezpieczeństwa do momentu ich nadpisania zgodnie z cyklem retencji.
24. Reklamacje
Zgłoszenia dotyczące działania usługi oraz reklamacje można przesyłać na adres:
Zgłoszenie powinno zawierać informacje umożliwiające jego identyfikację oraz opis problemu.
Cogitech rozpatruje reklamacje bez zbędnej zwłoki.
Jeżeli wyjaśnienie sprawy wymaga dodatkowych informacji, Cogitech może zwrócić się do Klienta o ich przekazanie.
25. Zmiany Regulaminu
Cogitech może zmienić Regulamin w szczególności w przypadku:
a) zmian przepisów prawa,
b) zmian funkcjonalności Systemu,
c) zmian modelu świadczenia usług,
d) zmian organizacyjnych,
e) konieczności poprawy bezpieczeństwa,
f) wprowadzenia nowych usług lub Planów.
O istotnych zmianach dotyczących obecnych Klientów Cogitech poinformuje z odpowiednim wyprzedzeniem, co do zasady nie krótszym niż 14 dni.
Jeżeli zmiana w istotny sposób pogarsza sytuację Klienta, Klient może zrezygnować z usługi przed datą wejścia zmiany w życie.
Zmiany wynikające bezpośrednio z przepisów prawa, wymagające natychmiastowej reakcji ze względów bezpieczeństwa lub korzystne dla Klienta mogą wejść w życie w krótszym terminie.
26. Postanowienia końcowe
Regulamin podlega prawu polskiemu.
W sprawach nieuregulowanych stosuje się obowiązujące przepisy prawa polskiego.
W sporach pomiędzy Cogitech a przedsiębiorcą właściwy miejscowo jest sąd właściwy dla siedziby Cogitech, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
Nieważność jednego z postanowień Regulaminu nie powoduje nieważności jego pozostałych postanowień.
Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna na stronie rachunkowycrm.pl.
