POLITYKA PRYWATNOŚCI RACHUNKOWY CRM
obowiązuje od: 01.08.2026
1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony internetowej rachunkowycrm.pl, aplikacji Rachunkowy CRM, zakładaniem i obsługą Konta, kontaktem z Cogitech oraz korzystaniem z usług związanych z Rachunkowym CRM.
Dbamy o to, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, dalej „RODO”.
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem strony internetowej, obsługą Kont Użytkowników, zawieraniem umów oraz świadczeniem usług jest:
Cogitech sp. z o.o. ul. Grunwaldzka 43/5 60-784 Poznań KRS: 0001207957 NIP: 7792598056 REGON: 543352773 D-U-N-S: 665970113
Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:
3. Role Cogitech w zakresie danych osobowych
W zależności od rodzaju przetwarzanych danych Cogitech może występować w dwóch różnych rolach.
3.1. Cogitech jako administrator
Cogitech jest administratorem danych dotyczących w szczególności:
osób zakładających Konto,
Użytkowników Systemu,
Administratorów Kont,
przedstawicieli i pracowników Klientów,
osób kontaktujących się z nami,
osób korzystających ze strony rachunkowycrm.pl,
osób dokonujących płatności,
osób zgłaszających problemy do wsparcia technicznego.
W tym zakresie Cogitech samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych.
3.2. Cogitech jako podmiot przetwarzający
Klienci Rachunkowego CRM mogą wprowadzać do Systemu dane osobowe swoich klientów, pracowników, współpracowników, kontrahentów, wspólników, beneficjentów rzeczywistych oraz innych osób.
W odniesieniu do tych danych administratorem pozostaje Klient Rachunkowego CRM, natomiast Cogitech przetwarza dane w jego imieniu jako podmiot przetwarzający.
Zasady tego przetwarzania określa Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych.
4. Jakie dane przetwarzamy jako administrator
W zależności od sposobu korzystania z usługi możemy przetwarzać następujące kategorie danych.
Dane identyfikacyjne i kontaktowe
W szczególności:
imię i nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu,
nazwa firmy,
stanowisko lub rola,
dane identyfikacyjne przedsiębiorcy.
Dane dotyczące Konta
W szczególności:
identyfikator Użytkownika,
organizacja, do której należy Użytkownik,
zakres uprawnień,
informacje o wybranym Planie,
historia zmian Konta.
Dane rozliczeniowe
W szczególności:
nazwa przedsiębiorcy,
adres,
NIP,
informacje dotyczące abonamentu,
informacje o płatności,
dane potrzebne do wystawienia faktury.
Dane techniczne
W szczególności:
adres IP,
informacje o urządzeniu,
typ i wersja przeglądarki,
informacje o systemie operacyjnym,
identyfikatory sesji,
logi techniczne,
informacje dotyczące błędów aplikacji,
informacje dotyczące bezpieczeństwa.
Dane dotyczące kontaktu i wsparcia
W szczególności:
treść zgłoszenia,
historia korespondencji,
informacje przekazane przez Użytkownika podczas kontaktu ze wsparciem,
informacje techniczne potrzebne do rozwiązania problemu.
5. Dane wprowadzane do Rachunkowego CRM przez Klienta
Zakres danych umieszczanych w Rachunkowym CRM zależy od decyzji Klienta.
System może być wykorzystywany do przetwarzania danych dotyczących między innymi:
klientów biura rachunkowego,
potencjalnych klientów,
pracowników,
współpracowników,
wspólników,
członków zarządów,
beneficjentów rzeczywistych,
pełnomocników,
osób kontaktowych,
kontrahentów,
osób wskazanych w dokumentach przechowywanych w Systemie.
Cogitech nie określa celu, dla którego Klient przetwarza takie dane.
6. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Założenie i prowadzenie Konta
Dane przetwarzamy w celu utworzenia i obsługi Konta oraz zapewnienia możliwości korzystania z Rachunkowego CRM.
Podstawą przetwarzania jest:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba jest stroną umowy,
art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli osoba działa jako pracownik, przedstawiciel lub współpracownik Klienta.
Prawnie uzasadnionym interesem Cogitech jest możliwość świadczenia usługi na rzecz organizacji będącej naszym Klientem.
Realizacja umowy i rozliczenia
Dane przetwarzamy w celu:
obsługi abonamentu,
wystawiania faktur,
prowadzenia rozliczeń,
obsługi płatności,
realizacji obowiązków księgowych i podatkowych.
Podstawą przetwarzania może być:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Kontakt i wsparcie techniczne
Dane przetwarzamy w celu:
odpowiedzi na pytania,
obsługi zgłoszeń,
diagnozy problemów,
świadczenia wsparcia technicznego.
Podstawą przetwarzania może być:
wykonanie umowy,
prawnie uzasadniony interes Cogitech polegający na zapewnieniu obsługi Klientów i prawidłowego działania Systemu.
Bezpieczeństwo Systemu
Możemy przetwarzać dane techniczne oraz logi w celu:
zapewnienia bezpieczeństwa infrastruktury,
wykrywania nieautoryzowanego dostępu,
przeciwdziałania nadużyciom,
diagnozowania awarii,
dokumentowania incydentów,
zapewnienia integralności Systemu.
Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Cogitech polegający na ochronie Systemu, Klientów oraz przetwarzanych danych.
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń
Dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do:
dochodzenia należności,
ustalenia roszczeń,
zabezpieczenia dowodów,
obrony przed roszczeniami.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Marketing własnych usług
Dane mogą być wykorzystywane w celu prezentowania informacji dotyczących Rachunkowego CRM oraz innych usług Cogitech, jeżeli jest to zgodne z obowiązującymi przepisami.
Jeżeli dana forma komunikacji wymaga zgody, komunikacja jest prowadzona dopiero po jej uzyskaniu.
7. Infrastruktura Rachunkowego CRM
Podstawowa infrastruktura serwerowa Rachunkowego CRM jest dostarczana i utrzymywana przez:
HQ Networks sp. z o.o. ul. Grunwaldzka 43/5 60-784 Poznań KRS: 0001151602 NIP: 781-208-31-90 REGON: 540728350
Serwery wykorzystywane do świadczenia Rachunkowego CRM znajdują się na terytorium Polski.
HQ Networks sp. z o.o. zapewnia również infrastrukturę pocztową wykorzystywaną do obsługi wiadomości związanych z Rachunkowym CRM.
HQ Networks sp. z o.o. jest podmiotem powiązanym kapitałowo i osobowo z Cogitech sp. z o.o., ale stanowi odrębny podmiot prawny.
W zakresie, w jakim HQ Networks przetwarza dane w imieniu Cogitech w związku ze świadczeniem Rachunkowego CRM, działa jako dalszy podmiot przetwarzający.
8. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w świadczeniu usług.
Mogą to być w szczególności:
HQ Networks sp. z o.o., w zakresie infrastruktury serwerowej i pocztowej,
dostawcy usług płatniczych,
dostawcy usług analitycznych,
dostawcy narzędzi monitorowania i diagnostyki aplikacji,
kancelarie prawne,
księgowi i audytorzy,
organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego celu.
9. Płatności
Płatności elektroniczne związane z Rachunkowym CRM są obsługiwane przez PayU S.A.
PayU może otrzymywać dane potrzebne do realizacji transakcji.
W zakresie realizacji usług płatniczych PayU może działać jako odrębny administrator danych i przetwarzać dane zgodnie z własnymi obowiązkami wynikającymi z przepisów dotyczących usług płatniczych.
Cogitech nie powinien otrzymywać pełnych danych instrumentów płatniczych, takich jak pełny numer karty płatniczej.
10. Google Analytics 4 i Google Tag Manager
Na stronie rachunkowycrm.pl korzystamy z:
Google Analytics 4,
Google Tag Manager.
Google Analytics służy do analizy sposobu korzystania ze strony, w szczególności:
liczby odwiedzin,
źródeł ruchu,
popularności poszczególnych podstron,
sposobu poruszania się po stronie.
Google Tag Manager służy do zarządzania tagami i skryptami wykorzystywanymi na stronie.
Dla użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego istotne usługi Google są co do zasady świadczone przez Google Ireland Limited.
Narzędzia analityczne nie powinny być uruchamiane przed uzyskaniem zgody użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana zgodnie z obowiązującymi przepisami.
11. Przekazywanie danych poza EOG
Podstawowa infrastruktura Rachunkowego CRM znajduje się w Polsce.
Niektóre usługi pomocnicze, w szczególności Google, mogą powodować przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W takich przypadkach stosowane są mechanizmy przewidziane przez RODO, w szczególności:
decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony,
standardowe klauzule umowne,
EU-US Data Privacy Framework, jeżeli znajduje zastosowanie,
inne przewidziane prawem zabezpieczenia.
12. Jak długo przechowujemy dane
Dane Konta
Dane związane z Kontem przechowywane są przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany do rozliczenia usługi i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
Dane księgowe i rozliczeniowe
Dane przechowywane są przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków prawnych.
Korespondencja i zgłoszenia
Dane przechowywane są przez okres potrzebny do obsługi zgłoszenia, a następnie przez okres uzasadniony możliwością powstania roszczeń.
Logi techniczne i bezpieczeństwa
Dane są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa Systemu, diagnozy problemów oraz dokumentowania zdarzeń.
Dane powierzone przez Klienta
Dane są przetwarzane przez okres obowiązywania umowy z Klientem oraz przez okres technicznie niezbędny do ich usunięcia po zakończeniu korzystania z Systemu.
13. Kopie bezpieczeństwa
Cogitech wykonuje kopie bezpieczeństwa danych Rachunkowego CRM w celu zapewnienia ciągłości działania i możliwości odtworzenia Systemu po awarii.
Standardowy maksymalny okres retencji kopii bezpieczeństwa wynosi 30 dni.
Usunięcie danych z aktywnego środowiska nie powoduje natychmiastowego usunięcia ich ze wszystkich istniejących kopii zapasowych.
Dane mogą pozostawać w backupach do końca ich standardowego okresu retencji, po czym są usuwane lub nadpisywane.
Kopie bezpieczeństwa nie stanowią indywidualnej usługi archiwizacji świadczonej na rzecz Klienta.
14. Prawa osób
Osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać:
prawo dostępu do danych,
prawo otrzymania kopii danych,
prawo sprostowania danych,
prawo usunięcia danych,
prawo ograniczenia przetwarzania,
prawo przenoszenia danych,
prawo wniesienia sprzeciwu,
prawo wycofania zgody.
Zakres danego prawa zależy od podstawy prawnej przetwarzania.
Żądania można kierować na:
15. Dane wprowadzone przez Klienta
Jeżeli dana osoba jest np. klientem biura rachunkowego korzystającego z Rachunkowego CRM, administratorem jej danych jest co do zasady dane biuro rachunkowe.
W takim przypadku żądanie dotyczące danych należy skierować do tego biura.
Cogitech wspiera Klienta w realizacji jego obowiązków jako administratora danych.
16. Prawo wniesienia skargi
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
17. Cookies i podobne technologie
Strona i aplikacja Rachunkowego CRM mogą korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii.
Cookies mogą być używane w szczególności do:
utrzymywania sesji,
logowania,
zapewnienia bezpieczeństwa,
zapamiętywania ustawień,
prowadzenia statystyk,
analizy sposobu korzystania ze strony.
Cookies technicznie niezbędne mogą być wykorzystywane bez dodatkowej zgody, jeżeli są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika.
Cookies analityczne i inne niekonieczne technologie są używane po uzyskaniu odpowiedniej zgody, jeżeli wymaga tego prawo.
Użytkownik powinien mieć możliwość:
zaakceptowania wszystkich opcjonalnych cookies,
odrzucenia wszystkich opcjonalnych cookies,
indywidualnego zarządzania ustawieniami.
Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.
18. Bezpieczeństwo danych
Cogitech stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru usługi i zidentyfikowanego ryzyka.
Obejmują one w szczególności:
kontrolę dostępu,
ograniczanie uprawnień,
ochronę kont administracyjnych,
szyfrowanie transmisji,
logiczną separację danych Klientów,
monitoring infrastruktury,
rejestrowanie zdarzeń,
wykonywanie kopii bezpieczeństwa,
aktualizacje bezpieczeństwa,
procedury obsługi incydentów.
Ze względów bezpieczeństwa nie publikujemy szczegółów konfiguracji mogących zwiększyć ryzyko ataku na System.
19. Zmiany Polityki Prywatności
Polityka może być aktualizowana w szczególności w związku ze:
zmianami prawa,
zmianami funkcjonalności,
zmianą sposobu przetwarzania danych,
zmianą dostawców usług.
Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie rachunkowycrm.pl.
